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找不到存不住 文档管理的春天在哪儿?

字体大小: - - minjiekeji   发表于 15-10-15 08:47     阅读(199)   评论(0)     分类:技巧策略
企业文档管理混乱,是个不争的事实。除非你的电脑中工作文件数量是个位数字。只要数字上升到十位之后,那么就会出现管理失控的问题。而且纸质文件众多,碰见急需某文件的时候,在海量纸质文档中搜索翻找,可以想象到那时的狼狈样。
网络时代,更多的企业文档管理依赖于网络共享。那么一些企业,如广告公司、设计公司,许多资料在个人手里,不能有效共享;再例如图纸、设计书等大容量文件又该如何共享?
这些问题在最初工作之中,可能并不太明显。也许只会耽误几分钟时间。但是随着工作时间的增长,工作文件的增加,这些问题不断的被累积、堆积。所耽误的时间也会逐渐增多。
据了解,国外某知名调查公司报告称,一个成立三年以上企业中的员工,如果他每天涉及到电脑操作,那么他耗费在翻查文件、查找文件的时间,会浪费工作中五分之一的时间。这还只是基层员工,如果是中高层,那么文档数量会更多,查找起来会更耗时。
其实作为文档混乱的源头,无非就是找不到、存不住两个问题。纸质文档等文件,不易保存,容易破损。很多纸张经过几年的氧化,字迹会变得模糊。电子文档虽然说不会存在破损,但是会涉及到电脑中毒、瘫痪、硬盘故障等问题。这些都是文件存不住的问题。
找不到就更容易理解了。文件太多,纸质文件需要一张张的翻,很慢。电子文件一个一个的打开更麻烦。而当碰见反复修改过的文件会出现许多种版本,这在查找的时候则是更难辨认。有些版本可能只是几个字的细小差别,一个失误,往往造成很重大的损失。
凡此种种,关于文件保存和查找的问题,一直困扰着国内很多企业。后来随着科技发展,软件开发越来越强盛。办公系统开始进入企业的日常办公。出现了OA这类基础审批软件,ERP这类流程管理软件。同样也有一些公司专注于开发文档管理系统,像敏捷科技这一批最早开始研发,如今已成知名公司的企业。为了改变企业中长期存在的弊病,成为当下文档管理的专家。
以文档管理系统Agile DM为例,目前已达全球领先水平。文档管理系统的运用,让企业不再是将文档分散在各台电脑中存储,而是集中存储,这样可以做到企业全部文档的备份和保管。并且是建立在B/S架构之上,只要拥有浏览器和网络,就可以随时阅览自己的办公文件,可说是让员工可以随时随地将办公文件带在身上。
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